Hoe een AI chatbot voor evenementen 480 bezoekersvragen afhandelde zonder menselijke tussenkomst
Mojo Concerts automatiseerde klantenservice voor De Grote Schijn met Heyloha's AI-assistent Sterre — 32 uur tijdwinst, 70% minder herhaalvragen en 65.000 tevreden bezoekers.
480
Gesprekken door AI afgehandeld
32
Uur tijdwinst voor het team
70%
Minder herhaalvragen
5%
Doorverwijzing naar mens
The challenge
Stel je voor: 65.000 bezoekers in slechts drie weken, en een klein supportteam dat elke dag opnieuw dezelfde vragen beantwoordt. Dat was de realiteit voor Mojo Concerts tijdens De Grote Schijn in het Kralingse Bos. Het team verdronk in repetitieve vragen — 'Waar kan ik parkeren?', 'Is het evenement rolstoeltoegankelijk?', 'Kan ik mijn tijdslot nog wijzigen?' — en dat terwijl ze hun aandacht nodig hadden voor wat écht telt: een onvergetelijk evenement neerzetten. De piekbelasting maakte traditionele klantenservice onhoudbaar. Meer personeel inhuren voor drie weken was kostbaar en onpraktisch. Bezoekers die 's avonds laat hun bezoek planden, moesten wachten tot de volgende ochtend op antwoord. Er was een schaalbare oplossing nodig die 24/7 kon draaien — zonder concessies aan kwaliteit.
The solution
- Mojo Concerts koos voor Heyloha's conversational AI platform en lanceerde AI-chatbot "Sterre" als volwaardig onderdeel van het supportteam. Deze AI-assistent voor evenementen werd specifiek getraind op de kennisbasis van De Grote Schijn.
- De volledige website — inclusief FAQ's, plattegronden en praktische informatie — werd als dynamische kennisbron gekoppeld. Hierdoor deelde Sterre altijd actuele, betrouwbare antwoorden over parkeren, toegankelijkheid, openingstijden en ticketbeleid.
- De AI-chatbot werd afgestemd op de warme, uitnodigende toon van De Grote Schijn. Bezoekers kregen geen robotachtige antwoorden, maar een on-brand beleving die past bij een magisch lichtfestival. Dat is het verschil tussen een simpele FAQ-bot en een échte AI-assistent.
- Van implementatie tot live chatbot in slechts 30 minuten — zonder technische kennis, zonder developers. Het Heyloha-platform maakte het mogelijk om de klantenservice te automatiseren met minimale setup, zelfs midden in een druk festivalseizoen.
“Heyloha heeft ons echt geholpen om de focus te leggen waar die hoort: op het evenement zelf. Onze AI-collega Sterre beantwoordde de praktische vragen feilloos, ook als bezoekers om 22:00 uur hun plannen maken. Dat scheelt ons veel tijd én zorgt voor tevreden gasten.”
— Alexandra Garton, De Grote Schijn
Results
- 480 bezoekersvragen volledig zelfstandig beantwoord door AI-chatbot Sterre — zonder menselijke tussenkomst
- 32 uur tijdwinst voor het supportteam in drie weken, wat neerkomt op een volledige werkweek
- 70% minder herhaalvragen bij menselijke medewerkers dankzij geautomatiseerde AI klantenservice
- Slechts 5% van alle gesprekken moest worden doorgestuurd — de AI-assistent loste 95% zelfstandig op
- Bezoekers kregen 24/7 direct antwoord, ook 's avonds laat wanneer het traditionele team niet beschikbaar was
- Gemiddeld 4 minuten per vraag bespaard ten opzichte van handmatige afhandeling via e-mail
Ready to automate your customer service with AI?
Whether you organize events, run a real estate office or work in another industry, Heyloha's AI chatbot goes live in 30 minutes. No technical knowledge needed, no lengthy implementations. Discover why dozens of businesses already automate their customer service with Heyloha.