Termine durch den KI-Agenten planen lassen
Mit Terminarten bestimmen Sie, wann Ihr KI-Agent einen Termin anbieten darf und unter welchen Bedingungen dies geschieht. Sie legen fest, wie lange ein Termin dauert, welche Informationen benötigt werden und ob ein Teams-Meeting erstellt werden soll. Ihr KI-Agent nutzt diese Einstellungen als zuverlässige Vorlage bei jedem Gespräch.
Kurz zusammengefasst
Terminarten bestimmen, welche Termine automatisch geplant werden dürfen. Jeder Typ enthält Dauer, KI-Anweisung, erforderliche Kundendaten und optional ein Teams-Meeting. Ihr KI-Agent nutzt Terminarten, um direkt passende Zeitfenster vorzuschlagen.
Ihr KI-Agent weicht niemals von Ihren Einstellungen ab. Ein Termin wird nur angeboten, wenn alle Bedingungen aus dem Termintyp stimmen, wie Dauer, Verfügbarkeit und erforderliche Daten.
Terminarten funktionieren erst, wenn Ihr Kalender verbunden ist. Verbinden Sie zuerst Ihren Microsoft-Kalender, falls Sie dies noch nicht getan haben.
Was Sie in einem Termintyp einstellen
Name des Termins
Zum Beispiel: Demo, Intake, Servicebesuch, Beratungsgespräch.
Anweisung für die KI
Eine kurze Erklärung, die der KI hilft zu bestimmen, wann dieser Typ verwendet werden soll. Zum Beispiel: 'Verwende diesen Termintyp, wenn jemand eine Produktdemo planen möchte.'
Dauer
Die Anzahl der Minuten, die der Termin dauert.
Puffer
Zusätzliche Zeit vor oder nach dem Termin. Praktisch für Reisezeit, Vorbereitung, Nachbereitung, Pausen oder Fokuszeit.
Teams-Meeting (ein/aus)
Wählen Sie, ob der Termin ein Teams-Meeting sein soll. Schalten Sie den Teams-Meeting-Schalter ein und es wird automatisch eine Microsoft Teams-Einladung an alle Teilnehmer gesendet.
Verbundene Kalender
Wählen Sie, in welchen Kalendern dieser Termintyp geplant werden darf.
Daten, die die KI abfragen soll
Die KI fragt automatisch die Informationen ab, die für diesen Termintyp benötigt werden, wie Name, Telefonnummer, Postleitzahl und Hausnummer, E-Mail-Adresse oder eine Bemerkung.
Verfügbarkeit
Sie bestimmen, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten Ihr KI-Agent diesen Typ planen darf. Ein Zeitfenster wird nur angeboten, wenn sowohl Ihr Kalender als auch der Termintyp Verfügbarkeit anzeigen.
So erstellen Sie einen Termintyp
Öffnen Sie den KI-Agenten
Gehen Sie zu den Einstellungen des KI-Agenten und klicken Sie auf Erweitert, dann Kalender.
Klicken Sie auf Neuer Termintyp
Starten Sie die Erstellung eines neuen Termintyps.
Füllen Sie die Einstellungen aus
Füllen Sie alle Felder aus: Name, KI-Anweisung, Dauer, Puffer, Teams-Meeting ein/aus, verbundene Kalender, erforderliche Kundendaten und Verfügbarkeit.
Speichern
Nach dem Speichern erscheint der Termintyp in der Liste. Sie können ihn jederzeit später ändern oder entfernen.
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