Anrufweiterleitung einrichten
Mit der Anrufweiterleitung bestimmen Sie, wann Ihr KI-Telefonagent ein Gespräch an eine Person oder externe Telefonnummer übergeben darf. So kann der Agent Gespräche selbstständig bearbeiten und nur weiterleiten, wenn es nötig ist.
Sie bestimmen genau, wann, an wen und unter welchen Bedingungen ein Gespräch weitergeleitet wird.
Kurz zusammengefasst
Sie stellen pro Kontakt ein, wann die Weiterleitung erlaubt ist. Sie wählen, wie ein Gespräch übergeben wird (warm oder kalt). Sie bestimmen, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten die Weiterleitung stattfinden darf. Sie richten einen Fallback ein, falls die Weiterleitung nicht klappt.
So richten Sie die Weiterleitung ein
Öffnen Sie die Weiterleitungseinstellungen
Öffnen Sie Ihren Telefonagenten und klicken Sie auf Einstellungen. Wählen Sie dann im Untermenü unter Erweitert die Option Weiterleitung.
Fügen Sie einen neuen Kontakt hinzu
Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Kontakt hinzufügen. Sie sehen nun ein Formular, in dem Sie alle Einstellungen für diesen Kontakt ausfüllen.
Richten Sie den Fallback ein
Der Fallback bestimmt, was der Telefonagent tut, wenn die Weiterleitung nicht klappt, zum Beispiel wenn niemand abnimmt oder wenn es außerhalb der eingestellten Zeitblöcke liegt.
Was Sie pro Kontakt einstellen
- Name - Ein erkennbarer interner Name für diesen Kontakt, zum Beispiel eine Person oder ein Team.
- Telefonnummer - Die Nummer, an die Gespräche weitergeleitet werden dürfen. Nur niederländische Nummern sind erlaubt (beginnend mit +31).
- Nutzungsregel - Eine Anweisung für die KI, die beschreibt, wann die Weiterleitung an diese Nummer erlaubt ist.
Beschreiben Sie die Nutzungsregel so konkret wie möglich. Je klarer die Anweisung, desto besser weiß der Telefonagent, wann die Weiterleitung erlaubt ist.
Warme oder kalte Weiterleitung
- Warme Weiterleitung - Die KI gibt zunächst eine kurze Zusammenfassung des Gesprächs an den Empfänger.
- Kalte Weiterleitung - Die KI meldet nur, dass ein Gespräch weitergeleitet wird.
Zeitblöcke
Geben Sie an, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten die Weiterleitung an diese Nummer erlaubt ist. Außerhalb dieser Zeiten wird der Agent nicht weiterleiten.
Fallback-Einstellungen
Der Fallback bestimmt, was der Telefonagent tut, wenn die Weiterleitung nicht klappt. Sie geben an, was der Agent dem Anrufer sagen soll, wie lange der Agent wartet, bevor diese Nachricht gesprochen wird, und ob der Agent einen Rückrufwunsch anbieten darf.
Gut zu wissen
Der Telefonagent leitet nur weiter, wenn alle Einstellungen stimmen: die Nutzungsregel, der gewählte Weiterleitungstyp, der Zeitblock und der Fallback. Sie können diese Einstellungen jederzeit anpassen.
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