Afspraken laten maken door je AI Agent
Met afspraaktypes bepaal je wanneer je AI Agent een afspraak mag aanbieden en onder welke voorwaarden dit gebeurt. Je legt vast hoe lang een afspraak duurt, welke informatie nodig is en of er een Teams meeting moet worden aangemaakt. Je AI gebruikt deze instellingen als een betrouwbaar sjabloon tijdens elk gesprek.
In het kort
Afspraaktypes bepalen welke afspraken automatisch mogen worden ingepland. Ieder type bevat duur, AI-instructie, vereiste klantgegevens en optioneel een Teams meeting. Je AI gebruikt afspraaktypes om direct passende tijdsloten voor te stellen.
Je AI wijkt nooit af van jouw instellingen. Een afspraak wordt alleen aangeboden wanneer alle voorwaarden uit het afspraaktype kloppen, zoals duur, beschikbaarheid en benodigde gegevens.
Afspraaktypes werken pas wanneer je agenda gekoppeld is. Koppel eerst je Microsoft-agenda als je dit nog niet hebt gedaan.
Wat je instelt in een afspraaktype
Naam van de afspraak
Bijvoorbeeld: Demo, Intake, Servicebezoek, Adviesgesprek.
Instructie voor de AI
Een korte uitleg die de AI helpt te bepalen wanneer dit type gebruikt moet worden. Bijvoorbeeld: 'Gebruik dit afspraaktype wanneer iemand een productdemo wil plannen.'
Duur
Het aantal minuten dat de afspraak duurt.
Buffer
Extra tijd voor of na de afspraak. Handig voor reistijd, voorbereiding, afronding, pauzes of focustijd.
Teams meeting (aan/uit)
Kies of de afspraak een Teams meeting moet worden. Zet de Teams meeting schakelaar aan en er wordt automatisch een Microsoft Teams uitnodiging verstuurd naar alle deelnemers.
Gekoppelde agenda's
Selecteer in welke agenda's dit afspraaktype ingepland mag worden.
Gegevens die de AI moet uitvragen
De AI vraagt automatisch de informatie op die nodig is voor dit afspraaktype, zoals naam, telefoonnummer, postcode en huisnummer, e-mailadres of een opmerking.
Beschikbaarheid
Je bepaalt op welke dagen en tijden je AI dit type mag plannen. Een tijdslot wordt alleen aangeboden wanneer zowel jouw agenda als het afspraaktype beschikbaarheid toont.
Zo maak je een afspraaktype aan
Open de AI Agent
Ga naar de instellingen van de AI Agent en klik op Geavanceerd, daarna Agenda.
Klik op Nieuw afspraaktype
Start het aanmaken van een nieuw afspraaktype.
Vul de instellingen in
Vul alle velden in: naam, AI-instructie, duur, buffer, Teams meeting aan/uit, gekoppelde agenda's, benodigde klantgegevens en beschikbaarheid.
Opslaan
Na het opslaan verschijnt het afspraaktype in de lijst. Je kunt het altijd later wijzigen of verwijderen.
Je geplande afspraken bekijkenJe Microsoft agenda koppelen